Forvaltning av forskningsmidler fra Helse Midt-Norge RHF

Det er et grunnleggende prinsipp at tildelte forskningsmidler skal brukes til å løse faglige problemstillinger som er beskrevet i søknaden.

Vertsinstitusjonen forplikter seg til å forvalte midlene etter gjeldende lover og retningslinjer, og skal sørge for at forskningsmidlene blir brukt etter intensjonen.

Her følger noen enkle retningslinjer for hvordan midlene skal forvaltes:

• Prosjektet skal i all hovedsak ha oppstart innen 1. oktober i tildelingsåret. Oppstart senere enn dette skal være velbegrunnet og må kunne dokumenteres.
• Samarbeidsorganet tildeler stipend tilsvarende tre årsverk, og tillater stillingsandel mellom 50 og 100%. Stillingsandelen kan reduseres til minimum 50% dersom stillingen skal kombineres med klinisk arbeid, undervisning eller annen forskningsaktivitet. Vertsinstitusjonen kan gjøre individuelle vurderinger om det i perioder skal kunne legges til rette for annen stillingsandel. Det kan gjøres unntak fra regelen om minst 50% stilling ved særskilte forhold. 
• Det skal være mulig å søke om frivillig permisjon på bakgrunn av arbeid i klinikk, undervisning, annen forskningsaktivitet e.l. Vertsinstitusjonen skal ta hensyn til særlig tungtveiende årsaker, inkludert for kandidater som gjennomfører et spesialiseringsløp.
• Det skal være mulig å bytte vertsinstitusjon. I slike tilfeller skal ny vertsinstitusjon bekrefte at endringen støttes. 
• Det skal være mulig å forlenge en prosjektperiode, dersom det er gode grunner til det (slik som forsinkelser, eller lovfestede permisjoner og sykdom). 
• Ved frafall av kandidat kan doktorgrads- og postdoktorstipend lyses ut på nytt. For doktorgradsstipend er det krav om at ny kandidat skal ha stipend tilsvarende tre årsverk. Vertsinstitusjonen må selv stille med friske midler dersom deler av de tildelte stipendmidlene er brukt.
• Ved frafall av prosjektleder eller hovedveileder i et prosjekt kan prosjektet videreføres av en annen prosjektleder eller hovedveileder.
• Vertsinstitusjonen kan omdisponere midler innad i et prosjekt dersom endringen bidrar til, eller er nødvendig, for at prosjektet skal kunne gjennomføres. Ekstra driftsmidler (utover rundsum), som er tildelt sammen med et stillingsstipend, kan ikke omdisponeres til lønn for å forlenge stillingen.
• Midler tildelt til et prosjekt skal ikke omdisponeres til et annet prosjekt enn det tildelingen er gitt til.
• Dersom det gjenstår ubrukte midler etter at prosjektet er avsluttet skal disse som hovedregel tilbakebetales. Ved mindre summer åpnes det for at gjenstående midler kan benyttes til utvikling av nye prosjekter som bygger på det prosjektet tildelingen er gitt til. Ved slike tilfeller bes vertsinstitusjonen ta kontakt med sekretariatet.

Samarbeidsorganet ber vertsinstitusjonen informere sekretariatet ved endringer som innebærer:

• budsjettmessige endringer eller konsekvenser
• dersom ny start- eller sluttdato for prosjekt endrer år
• endring i stillingsandel 
• endring av vertsinstitusjon
• endring av kandidat/ prosjektleder

Kontaktinformasjon sekretariatet for Samarbeidsorganet: samarbeidsorganet@helse-midt.no

Retningslinjer for forvaltning av forskningsmidler fra Helse Midt-Norge RHF ble vedtatt av Samarbeidsorganet 05.12.2025.