For leverandører
Leverer du varer eller tjenester til Helse Midt-Norge? På denne siden kan du lese om hvilke krav vi stiller til e-faktura, hvordan vi gjennomfører anskaffelser, våre etiske retningslinjer og hvordan vi samarbeider med bransjeorganisasjoner.
Er du leverandør til foretak i Helse Midt-Norge fakturerer du oss med elektronisk faktura i henhold til standarden elektronisk handelsformat (EHF).
E-handel ved hjelp av elektronisk handelsformat (EHF) innebærer meldingsutveksling mellom kjøper og selger i henhold til Digitaliseringsdirektoratets anbefalte EHF-standard som er basert på den europeiske PEPPOL-standarden.
Helse Midt-Norge har tatt i bruk EHF-formatet på følgende meldingstyper:
- Faktura
- Katalog
- Ordre
- Ordrebekreftelse
- Pakkseddel
Ordre, ordrebekreftelse og pakkseddel vil vi innføre i samarbeid med hver enkelt leverandør. Vi oppfordrer da leverandører til å ta kontakt for etablering av EHF ordre og ordrebekreftelse.
Er du tilknyttet aksesspunkt og registrert i ELMA?
For å få til reell e-handel må både kjøper og selger være tilknyttet et aksesspunkt som støtter alle meldingstyper og være registrert i ELMA -registeret.
Se Difis oversikt over EHF-aksesspunktleverandører og hvilke meldingstyper de støtter:
Aksesspunkt for EHF og BIS formater
Har du signert samhandlingsavtale med Helse Midt-Norge?
Helse Midt-Norge vil inngå én felles samhandlingsavtale med hver enkelt leverandør vi vil handle elektronisk med. Samhandlingsavtalen skal være et tillegg til den kommersielle avtalen (mellom kjøper og selger).
EHF - katalog
Vi ønsker at våre leverandører leverer én EHF-katalog pr. innkjøpskontrakt. For eventuelle kjøp utenfor avtale, ønsker vi en separat katalog.
Ved spørsmål ta kontakt med Helse Midt-Norges Driftssenter for Logistikk og Økonomi:
e-post adresse: hmn.katalog@hemit.no
Når det gjelder oppstart med EHF-ordre, -ordrebekreftelse og -pakkseddel vil vi innføre samarbeid med hver enkelt leverandør. Vi oppfordrer da leverandører til å ta kontakt med Helse Midt-Norges Driftssenter for Logistikk og Økonomi:
e-post adresse: hmn.driftssenteret@hemit.no
Hvordan sende en EHF faktura?
Leverandører til helseforetak i Helse Midt-Norge skal sende faktura i henhold til EHF-formatet.
STEG 1. Ta kontakt med aksesspunktet deres
Dersom dere allerede samarbeider med et aksesspunkt, kan dere starte med å sende oss EHF-faktura (se steg 2). Hvis dere på nåværende tidspunkt ikke kan sende EHF-faktura og/eller ikke er tilkoblet et aksesspunkt, finnes det informasjon om godkjente aksesspunkt og hvordan man kommer i gang på www.anskaffelser.no, ytterligere detaljer finnes på:
Veileder for systemleverandører
STEG 2. Opprett en produksjonsfaktura
Hvis dere i dag allerede sender fakturaer til andre kunder så kan dere legge inn EHF-fakturaadressen til det gjeldende foretaket i Helse Midt-Norge og starte sending av elektroniske fakturaer.
Hvis dere ønsker å starte med å sende en testfaktura til vårt produksjonsmiljø, så gå til steg 3.
Første gang dere sender en faktura bør dere sende e-post til kontaktpersonen hos foretaket som skal motta fakturaen. Slik har vi oversikt hvis oversendelsen skulle feile.
STEG 3. Opprett en testfaktura
Opprett en testfaktura på kr. 1,00 i samsvar med innholdskravene dere finner senere i dette dokumentet. Testfakturaen må inneholde alle de nødvendige feltene, slik at vi kan automatisere fakturahåndteringen vår.
STEG 4. Send testfakturaen
Send testfakturaen til aksesspunktet deres, som så vil sende fakturaen videre til Helse Midt-Norges aksesspunkt. Fakturaen blir så videreformidlet til mottaker hos oss. Send oss en e-post etter at dere har sendt fakturaen også. Se liste over kontaktperson pr. foretak i Helse Midt-Norge nedenfor.
Vær oppmerksom på at testfakturaene vil gå direkte inn i produksjonsmiljøet hos oss.
STEG 5. Motta tilbakemelding
Vi vil kontrollere testfakturaen, og ev. be dere modifisere den og gjenta steg 2 og 3. Er alt i orden sender vi beskjed om at dere kan begynne å sende EHF-faktura.
STEG 6. Begynn å sende elektroniske faktura
EHF-fakturaene skal sendes på samme måte som i steg 3 når løsningen skal settes i produksjon. Send e-post til kontaktperson hos Helse Midt-Norge (jf. liste nedenfor) når dere har sendt første EHF-faktura. Vedkommende vil kontrollere at denne fakturaen er riktig mottatt.
Hvis dere eller deres aksesspunkt trenger bistand i denne prosessen, ikke nøl med å kontakte oss.
Innholdskrav
Vennligst merk følgende
OBS! Informer kontaktpersonen hos oss før dere sender den første fakturaen.
Faktura til Helse Midt-Norge må alltid inneholde oppgitt referanseverdi. Det er derfor viktig at dere tar kontakt med det enkelte foretak for å få riktig referanseverdi.
- Innkjøpsordrenummer fra Helse Midt-Norge benyttes når det foreligger. Innkjøpsordrenummeret skal settes i feltet for «Order Reference» i EHF-formatet.
- For andre fakturaer skal e-postadressen til kontaktperson i Helse Midt-Norge eller et RESH-nummer legges i feltet «Buyers Reference» i EHF-formatet.
Enkeltfakturaer
For at vi skal unngå betalingsforsinkelser ønsker vi at alle fakturaer utstedes enkeltvis.
Samlefakturaer
Vi ønsker ikke samlefakturaer.
Vedlegg
Alle vedlegg til EHF-faktura skal være i PDF-format. Det skal ikke legges personsensitiv informasjon i vedlegget.
Dere må spesifisere fakturafilen med mest mulig av den nødvendige informasjon for slik at vi skal kunne attestere og anvise fakturaen. Slik informasjon skal legges i feltet «Additional Document References».
Krav til enkeltleverandører (RHF)
De kravene som er listet opp her kan bli komplettert med tilleggskrav som reguleres i avtalen mellom dere som leverandør og oss som kunde.
Utenlandske leverandørfakturaer (RHF)
Disse må i tillegg til de generelle kravene også inneholde:
- IBAN og BIC (swift)-koder
- Opplysninger om betalingsvaluta
Se forøvrig egen informasjon til leverandører på engelsk.
Merk: Fakturaer som ikke inneholder alle påkrevde felter kan bli avvist av Helse Midt-Norge.
Helse Midt-Norge RHF:
Fakturaadresse: 983658776
Kontakt: rhf.regnskap@hnt.no
Helse Nord Trøndelag HF:
Fakturaadresse: 983974791
Kontakt: regnskapsavdelingen@helse-nordtrondelag.no
St.Olavs hospital HF:
Fakturaadresse: 883974832
Kontakt: regnskapsseksjonen@stolav.no
Helse Møre og Romsdal HF:
Fakturadresse: 997005562
Kontakt: Fakturamottak.Fakturamottak@helse-mr.no
Hemit HF:
Fakturadresse: 928 033 821
Kontakt: Hemit.Regnskap@hnt.no
Sykehusapotekene i Midt-Norge HF:
Fakturaadresse: 983974805
Kontakt: Fakturamottak.Fakturamottak@helse-mr.no
Helseplattformen AS:
Fakturaadresse: 922307814
Kontakt: hpas.regnskap@hnt.no
Merk: Fakturaer som ikke inneholder alle påkrevde felter vil avvises av Helse Midt-Norge.
Central Norway Regional Health Authority requires electronic invoices from all suppliers
As a supplier of goods and services to Central Norway Regional Health Authority you will have to:
- Enter into an agreement with an access point
- Send all invoices and credit notes in the e-format ("Elektronisk handelsformat (EHF"))
How to send an electronic invoice
Agreement on electronic collaboration
Innkjøp- og logistikk i Helse Midt-Norge RHF har det overordnede ansvaret for styring og samordning av innkjøp.
Helse Midt-Norge RHF gjennomfører selv anskaffelser av spesialisthelsetjenester fra private leverandører. Det omfatter blant annet kirurgiske tjenester, bildediagnostiske undersøkelser, rehabiliteringstjenester og tverrfaglig spesialisert rusbehandling.
Se informasjon om avtalene og leverandørene her: Behandlingssteder i Midt-Norge
Helse Midt-Norge RHF gjennomfører også anskaffelser av pasientreisetjeneste med buss eller bil for helseforetakene i Midt-Norge.
Innkjøpsprosessene følger regelverket om offentlige anskaffelser og skjer med bruk av et elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy.
Sykehusinnkjøp HF sørger for gjennomføring av anskaffelser innenfor alle øvrige kategorier. Det operasjonelle innkjøpet (avrop på rammeavtaler/bestilling av varer og tjenester) skjer i det enkelte helseforetak.
Sykehusinnkjøp HF har et operativt ansvar for innkjøp til samtlige av landet helseforetak. I selskapet vedtekter framgår at:
«Sykehusinnkjøp HF skal kun levere tjenester til sine eiere, deres heleide virksomheter, virksomheter underlagt eller heleid av Helse- og omsorgsdepartementet og andre offentlige virksomheter pålagt av de regionale helseforetakene. Private ideelle virksomheter med driftsavtale med de regionale helseforetakene kan motta innkjøpstjenester etter avtale med de regionale helseforetakene.
Sykehusinnkjøp HF er en del av spesialisthelsetjenesten, og de overordnede politiske mål for spesialisthelsetjenesten skal også gjelde for helseforetaket.»
Alle våre anskaffelser kunngjøres på nettstedet:
Krav til leverandører
Det er etablert felles nasjonale logistikkbetingelser som gjelder for avtaler med helseregionene. Det stilles også krav til hvordan den elektroniske samhandlingen skal fungere med hver enkelt region.
Her finner du informasjon om felles logistikkbetingelser
Fra 01.02.24 tas for første gang felles logistikkbetingelser i bruk for alle helseregionene. Logistikkbetingelsene vil i utgangspunktet gjelde i alle vareavtaler, og skal sammen med oppdaterte avtalemaler bidra til mer standardisering. Målet er at lik praksis i alle helseregionene skal bidra til større forutsigbarhet for leverandørene, økt likebehandling og forenkling.