- Vi endte opp med å få gjort mye mer enn jeg trodde var mulig
Små forventninger ble til store endringer, da voksenpsykiatrien i Helse Midt-Norge samlet krefter og gjennomførte to uker spesialitetssprint i regi av Program for brukervennlighet og optimalisering av Helseplattformen.
Det var en bredt sammensatt faggruppe fra voksenpsykiatrien i regionen som hadde sitt første møte på St. Olavs hospital mandag for et par uker siden.
Alle sykehusene i regionen var til stede, enten i rommet eller på Teams, og målet var i utgangspunktet moderat: Å justere i byggetilpasninger og rydde i eksisterende verktøy i fagfeltets bruk av Helseplattformen.
Det ble raskt klart at behovene var større, og at sprinten åpnet for langt mer omfattende forbedringer enn planlagt, forteller Stig-Roar Aune.
Bedre hverdag for klinikerne
- I forkant av sprinten har fagressursene møttes for å lage en prioriteringsliste til sprinten. Vi måtte bruke tid på å prioritere og sortere de utfordringene som var meldt inn. Det er begrenset hva man får gjort på to uker, men vi endte opp med å få gjort mye mer enn jeg trodde var mulig, sier han.
Aune er i dag en del av DigiTeam psykisk helse og rus, men har tidligere vært fagekspert og jobbet med Helseplattformen fra St. Olavs side. Han beskriver spesialitetssprinten som en metode for å utvikle og forbedre klinikerverktøy i høyt tempo.
- En spesialitetssprint er en tilpasning av klinikerverktøy spesielt for leger i én bestemt spesialitet, med mål om en mer effektiv arbeidshverdag. Det handler om byggetilpasninger som kan bygges, testes og settes i produksjon i løpet av to uker, forklarer Aune.
Ny forståelse av systemet
Klinikerne fikk godt utbytte av endringene, bekrefter Tore Tofte og Andreas Skyts Engelsø, spesialrådgivere i psykisk helsevern i Helse Nord-Trøndelag.
- Klinikerne fikk ikke bare nye og nyttige verktøy, de fikk også en helt annen forståelse av hvordan systemet faktisk fungerer. Mange oppdaget at funksjoner de trodde manglet, egentlig var der hele tiden, men at de aldri hadde fått skikkelig opplæring.
Mer enn en ryddejobb
Det som skulle være en enkel ryddejobb, utviklet seg raskt til et bredt spekter av konkrete og synlige forbedringer i voksenpsykiatriens kliniske verktøy. Sprinten resulterte blant annet i en oppdatert spesialitetsfane for «Psykisk helse og rus», som nå fremstår mer ryddig og funksjonell.
I tillegg ble det bygget flere nye visninger i de samlede oversiktsbildene for de ulike tilstandende, såkalte synopsis. Dette gir klinikerne raskere tilgang til kritisk informasjon uten å måtte lete i hele journalen.
Sprinten førte videre til nye og oppdaterte labpaneler, opprydding i preferanselister og et nytt SmartSet for legemiddelanalyser.
Labpaneler er forhåndsdefinerte pakker med laboratorieprøver som kan bestilles samlet for å sikre lik og effektiv oppfølging, mens SmartSet er en ferdigpakket «hurtigrutine» i Helseplattformen, der alt som trengs for en bestemt behandling eller oppfølging ligger samlet.
Også behandlingsplaner ble forbedret, med nye visninger og bedre struktur, samt en mulighet for å vise planene direkte i timeboken.
Tofte oppsummerer forbedringene slik:
- Det viktigste vi oppnår er en enklere arbeidshverdag for klinikerne. Når vi fjerner støy, samler ting på ett sted og gjør systemet mer intuitivt, blir det færre klikk og mindre frustrasjon, og det gagner i siste instans pasientene.
Positive tilbakemeldinger
Sprinten er foreløpig ikke evaluert, men det har vært mange positive tilbakemeldinger. Sprinten var også preget av enighet og godt samarbeid, mener Aune.
- Psykiatrien er et mangfoldig fagfelt. Noen deler av sprinten traff midt i deres hverdag, andre ting opplevdes mindre relevante. Det er naturlig når man har et så stort spenn i arbeidsoppgaver. Men deltakerne var stort sett samstemte om hva som burde gjøres. Det gjorde prosessen både enklere og mer effektiv, og vi fikk levert mer enn vi hadde sett for oss, sier han.
Tofte trekker frem det regionale samarbeidet som en nøkkelfaktor.
- Ukentlige møter i forkant gjorde at vi tenkte som én enhet på tvers av foretakene. Det ga synergieffekter, mindre uenighet og gjorde selve sprintene både enklere og mer effektive. Vi ser helt tydelig at vi trenger en runde til med sprinter. Organisasjonen har blitt flinkere til å forstå hva en sprint er, og vi ser nå hvor viktig forarbeidet er for å få enda bedre resultater.
Bidrar til bedre tilpasning
Leder for program for brukervennlighet, Heidi Sæther Østbyhaug, sier at tilbakemeldingene fra deltagerne fra psykiatrien samsvarer godt med erfaringene fra andre fagområder. Utbyttet av en sprint avhenger av innsatsen som legger ned, særlig i forberedelse.
- Vi er trygge på at arbeidsmetodikken fungerer for å levere faglig innhold og tilpasning til mange fagmiljø innenfor en relativt kort tidsramme. Programmet har som mål å tilby en sprint til alle relevante fagmiljø i løpet av programperioden. Metodikken er videreutviklet det siste året, og et dedikert team gjør det nå mulig å levere mer enn tidligere.
Flere fagmiljøer har allerede meldt ønske om en ny runde, noe Østbyhaug ser på som et positivt signal.