- Av og til trenger du svar med én gang

Da Sandra Brattgjerd startet som opplæringskoordinator ved Seksjon for e-helse på St. Olavs hospital i 2024, oppdaget hun raskt at ansatte slet med å finne hjelp i en travel klinisk hverdag. I oktober i fjor etablerte teamet derfor en egen opplæringstelefon – et lavterskeltilbud for alle som står fast i Helseplattformen. 

- Vi opplevde at mange ikke fikk hjelpen de trengte raskt nok. Når en pasient ligger på operasjonsbordet, har du ikke tid til å fylle ut et skjema. Da trenger du svar med én gang, sier Brattgjerd. 

Telefonen er åpen på hverdager. Her får ansatte veiledning i arbeidsflyt, funksjoner og praktiske utfordringer i systemet. Noen ganger løses problemet på to minutter, andre ganger kobler teamet på lokale instruktører i klinikkene eller henviser videre. 

LES OGSÅ: - Det føles meningsfullt å gjøre arbeidshverdagen enklere for andre

Til daglig er det et lite team på fem personer som bemanner opplæringstelefonen og håndterer henvendelsene, i tillegg til at de har ansvar for all opplæringsaktivitet på sykehuset. 

- Vi har ulike fagområder vi er gode på, og det gjør at vi kan hjelpe bredt og raskt, sier hun. 

Tror de ringer Helseplattformen

Mange som tar kontakt tror de ringer leverandøren. Det gjør de ikke. Opplæringsteamet består av ansatte på St. Olavs hospital med klinisk bakgrunn og god kjennskap til sykehusets behov. 

- Det hjelper å kunne si at jeg selv har jobbet på sengepost og brukt systemet i praksis. Det gir en annen trygghet. Vi kan ikke bygge om løsningen, men vi kan forklare hvordan den faktisk fungerer, sier Brattgjerd. 

Typiske henvendelser handler om legemidler, etiketter, utskrivningsprosessen, e-meldinger eller orientering i journal. Andre ganger trenger ansatte hjelp til å vurdere om et problem er en faktisk feil, eller noe de kan løse selv. Feil skal meldes til Hemit, og Brattgjerd minner om at Kunnskapsbasen er et nyttig oppslagsverk – og at brukerne gjerne må gi tilbakemeldinger der. 

LES OGSÅ: - Vi endte med å få gjort mye mer enn jeg trodde var mulig

Et eksempel er når utskrivningsmeldinger til kommunen låser seg. Da kan pasienten bli stående i systemet uten at kommunen mottar informasjonen den trenger. – Vi går da gjennom arbeidsflyten med sykepleieren, steg for steg, og viser hva som hindrer meldingen i å gå gjennom, sier hun. 

Små grep som er viktige

Noen henvendelser har direkte betydning for pasientsikkerheten. Nylig ringte en sengepost om en pasient med ukjent identitet som var registrert med dagens dato som fødselsdato. 

- Da fremsto et voksent menneske som nyfødt i systemet, noe som påvirker hvilke anbefalinger klinikerne får fra systemet. Vi fikk korrigert fødselsdatoen, og da ble informasjonen riktig igjen, sier hun. 

Et annet tilfelle er når ansatte mister tilganger og dermed ikke ser nødvendig informasjon i journalen. 

- Da kan vi raskt identifisere hva som mangler og sørge for at riktige tilganger settes på. Det sparer tid og sikrer at behandlingen går som normalt, sier Brattgjerd. 

Mange oppdager også at de kan effektivisere arbeidsdagen ved å tilpasse sin egen arbeidsflate, blant annet med snarveier, tekstbyggere og maler som henter informasjon automatisk. 

Behovet vil endre seg over tid

- Jeg er svært fornøyd med at vi har fått på plass et tilbud som kan bistå sluttbrukerne når spørsmålene oppstår, uten å måtte melde det inn og vente på svar, sier Heidi Sæther Østbyhaug, programleder for Brukervennlighetsprogrammet.

Helse Nord-Trøndelag og Helse Møre og Romsdal har lignende opplæringsteam, forteller Østbyhaug.

Selv om telefonen har vært flittig brukt siden oppstarten, tror Brattgjerd at behovet gradvis vil bli mindre når flere ansatte blir tryggere i systemet.

- Vi håper jo at opplæringen, kursene og erfaringen som bygges opp gjør at folk blir mer selvhjulpne etter hvert. I tillegg jobbes det med tilpasninger av løsningen som skal gjøre det mer brukervennlig for flere, sier Sandra Brattgjerd. Samtidig mener hun at tilgjengelighet fortsatt vil være viktig: 

- Det dukker alltid opp noe uventet i en travel arbeidshverdag. Da er det godt å vite at hjelpen bare er en telefon unna. 

LES OGSÅ: SINTEF: - Brukervennlighet er avgjørende